Ablage ordnen: Aufgabenstau und Alltagspost

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Ablage ordnen: Aufgabenstau und Alltagspost

Wenn kleine Entscheidungen alles blockieren

Nach drei Stunden sah meine Kundin wirklich ziemlich k.o. aus. Wir hatten unsere erste gemeinsame Sitzung und als erstes sollte Ordnung in den Papierwust kommen. Aus allen Zimmern hatten wir beträchtliche Mengen an Papier gesammelt und auf dem Küchentisch vereint. Ja, das war eine beeindruckende Menge und meine Kundin zeigte deutliche Zeichen der Verzweiflung. Ich hingegen rieb mir freudig die Hände – Ablage ordnen  ist ja eine meiner liebsten Aufgaben. Es ist so herrlich, wie sich aus so einem Berg langsam eine Übersicht entwickelt, die nach und nach in Ordnern – und vor allem im Altpapier – verschwindet.

Aufgeschobene Entscheidungen

Ich hatte in einem anderen Artikel schon mal darüber geschrieben, warum das Ausmisten so anstrengend ist: es sind die vielen Entscheidungen, die man ohne Unterbrechung fällt. Umgekehrt heißt das, es kann kein Papierberg entstehen, wenn man die anstehenden Entscheidungen gleich trifft. Denn nichts anderes sind die Briefe, beschriebenen Notizzettel und ungeöffneten Kuverts: die Summe der aufgeschobenen Entscheidungen.

Drei Möglichkeiten, garantiert zu einem Papierchaos zu kommen

Warum aber kommt es zu diesem Stau? Die Post, die ein durchschnittlicher privater Haushalt täglich bekommt, ist ja nicht unbewältigbar. Ich habe mal meine „Ablagekunden“ revue passieren lassen und komme auf drei gemeinsame Nenner.

1.)    Zu detailliertes Ordnungssystem

2.)    Zu großer Respekt vor Papier

3.)    Eine Bauchweh-Aufgabe

Die Übersicht hat’s gerne einfach

Für das Vorsortieren der Post – egal ob überschaubarer Wocheneingang oder über Monate angewachsen – braucht es eigentlich nur eine Dreiteilung: Archivierung – To-Do – Altpapier.

Wenn wir mit dem Ablage ordnen anfangen, arbeite ich mit meinen Kunden stets nach dem gleichen Prinzip. Unsere erste Überlegung bei jedem einzelnen Papier ist:

Muss dazu noch etwas erledigt werden? Wenn ja, dann ab auf den To-Do-Stapel. Falls nicht, ist die nächste Frage, wird das Papier noch gebraucht? Wenn ja, ab auf den Ablagestapel. Falls nicht, rein ins Altpapier. Das Altpapier ist im Ende übrigens immer das Meiste.

Behalten Sie diese Einteilung bei, dann kommen Sie mit der täglichen Post nicht mehr in Schwierigkeiten. Dafür reichen zwei (bitte nicht mehr) schlichte Ablagekörbe – einen für die Ablage, einen für die To-Dos. So behalten Sie den Überblick und vermeiden einen weiteren Aufgabenstau. Bauchweh-Aufgaben wird es auch mit diesem System geben. Aber sie werden Sie nicht mehr blockieren können.

Noch ein abschließender Tipp: sortieren Sie die tägliche Post schon beim Postkasten vor. Da ist die Altpapiertonne gleich ums Eck und den ersten Schwung an Entscheidungen haben Sie so schon vor dem Betreten der Wohnung getroffen.

Papier ist nicht heilig

Bloß keine Scheu, Briefe und Unterlagen dem Altpapier zuzuführen. Rechnungen, Garantien, Kontoauszüge, Erlagscheine, Informationsschreiben…. Kaum was davon muss ewig aufgehoben werden, vieles davon kann gleich weg. Brauchen Sie wirklich alle AGBs Ihres Telefonanbieters? Wahrscheinlich nicht – die aktuellsten reichen. Erlagscheine können nach Erledigung entsorgt werden. Fortlaufende Rechnungen  – wie Handyrechnungen – dienen zumeist nur der Information. Nur wenn es steuerliche Gründe gibt, gehören sie aufbewahrt. Wie man welche Papiere sinnvoll archiviert, dazu gibt es hier sehr hilfreiche Tipps.

Besonders viel Respekt wird Notizzetteln zuteil. Sie haben die unangenehme Eigenart uns mit unserer Nachlässigkeit zu konfrontieren, weil sie uns daran erinnern, was wir alles nicht erledigt haben. Das hat niemand gerne. Aber: die Zettel geben uns die Chance mal ganz ehrlich mit uns zu sein. Überlegen Sie, wie alt der Zettel ist. Wenn er älter als sechs Monate ist (wer mutig sein mag, nimmt drei Monate als Grenze), waren die notierten Aufgaben wohl nicht so wichtig. Notieren Sie Telefonnummern nochmal gesammelt in einen Kalender. Dann kann der Zettel weg. Sollten die Aufgaben doch wichtig gewesen sein, werden Sie Ihnen wieder einfallen.

Sie liegt im Magen und irgendwo im Ablagestapel – die Bauchweh-Aufgabe

Nicht selten hat der Papierstau seinen Anfang in der Bauchweh-Aufgabe. Die liegt plötzlich im Briefkasten und ahnt nicht, was sie gleich anrichten wird: sie wird der Beginn eines wachsenden Berges sein. In regelmäßigen Abständen wird sie in Form von Mahnungen und Erinnerungen im Briefkasten auftauchen. Die Bauchweh-Aufgabe hat nämlich die seltsame Eigenschaft uns einzureden, erst wenn sie erledigt sei, könne man sich um den Rest kümmern. (Ich habe auch eine Bauchweh-Aufgabe, aber die behalte ich für mich). Bauchweh-Aufgaben können sein: Telefonanrufe, Terminvereinbarungen, Einschicken von Unterlagen, Einholen von Informationen.

Damit meine Kunden wieder ins Tun kommen, sortieren wir die Post, die mit einer Aufgabe verbunden ist aus – inklusive der Bauchweh-Post. Als nächstes suchen wir uns die Dinge, die in wenigen Minuten zu erledigen sind. Die werden dann auf die nächsten Tage verteilt. Damit ist ein großer, erleichtender Schritt getan. Sollte die Bauchweh-Aufgabe darunter sein (z.B. ein Telefonat)  – zunächst ignorieren. Es kommt jetzt erstmal darauf an, wieder aktiv zu werden.

Alles was aufwändiger ist, wird nach bestimmten Kriterien vorsortiert: Ist es sehr wichtig? Muss es bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein? Dann wird jede dieser Aufgaben mit einem Termin versehen. Fast alle Kunden erzählen beim nächsten Treffen erleichtert von ihrer abgearbeiteten Liste.

Mein Tipp: Sammeln Sie keine kleinen Aufgaben, um sie dann in einer ruhigen Stunde zu erledigen. Machen Sie alles, was nicht länger als 5 Minuten dauert sofort. Überlegen Sie nicht – Achtung: das könnte schwierig werden – ob Sie die Aufgabe mögen, sondern, wie viel Zeit sie in Anspruch nimmt. Schon gemerkt: auf diese Weise haben Sie ganz einfach Entscheidungen getroffen.

Welches ist Ihre Bauchweh-Aufgabe? Erzählen Sie mir, warum sie Ihnen so zu schaffen macht oder was Sie am Ablage ordnen hindert.

By | 2017-10-11T14:11:33+00:00 Juli 25th, 2016|Categories: Tipps|

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