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Ablage ord­nen: Auf­ga­ben­stau und All­tags­post

Katrin-Ordnungscoach-in-Wien__

Wenn kleine Ent­schei­dun­gen alles blo­ckie­ren

Nach drei Stun­den sah meine Kun­din wirk­lich ziem­lich k.o. aus. Wir hat­ten unsere erste gemein­same Sit­zung und als ers­tes sollte Ord­nung in den Papier­wust kom­men. Aus allen Zim­mern hat­ten wir beträcht­li­che Men­gen an Papier gesam­melt und auf dem Küchen­tisch ver­eint. Ja, das war eine beein­dru­ckende Menge und meine Kun­din zeigte deut­li­che Zei­chen der Ver­zweif­lung. Ich hin­ge­gen rieb mir freu­dig die Hände – Ablage ord­nen  ist ja eine mei­ner liebs­ten Auf­ga­ben. Es ist so herr­lich, wie sich aus so einem Berg lang­sam eine Über­sicht ent­wi­ckelt, die nach und nach in Ord­nern – und vor allem im Alt­pa­pier – ver­schwin­det.

Auf­ge­scho­bene Ent­schei­dun­gen

Ich hatte in einem ande­ren Arti­kel schon mal dar­über geschrie­ben, warum das Aus­mis­ten so anstren­gend ist: es sind die vie­len Ent­schei­dun­gen, die man ohne Unter­bre­chung fällt. Umge­kehrt heißt das, es kann kein Papier­berg ent­ste­hen, wenn man die anste­hen­den Ent­schei­dun­gen gleich trifft. Denn nichts ande­res sind die Briefe, beschrie­be­nen Notiz­zet­tel und unge­öff­ne­ten Kuverts: die Summe der auf­ge­scho­be­nen Ent­schei­dun­gen.

Drei Mög­lich­kei­ten, garan­tiert zu einem Papier­chaos zu kom­men

Warum aber kommt es zu die­sem Stau? Die Post, die ein durch­schnitt­li­cher pri­va­ter Haus­halt täg­lich bekommt, ist ja nicht unbe­wäl­tig­bar. Ich habe mal meine „Abla­ge­kun­den“ revue pas­sie­ren las­sen und komme auf drei gemein­same Nen­ner.

1.)    Zu detail­lier­tes Ord­nungs­sys­tem

2.)    Zu gro­ßer Respekt vor Papier

3.)    Eine Bauch­weh-Auf­gabe

Die Über­sicht hat’s gerne ein­fach

Für das Vor­sor­tie­ren der Post – egal ob über­schau­ba­rer Wochen­ein­gang oder über Monate ange­wach­sen – braucht es eigent­lich nur eine Drei­tei­lung: Archi­vie­rung – To-Do – Alt­pa­pier.

Wenn wir mit dem Ablage ord­nen anfan­gen, arbeite ich mit mei­nen Kun­den stets nach dem glei­chen Prin­zip. Unsere erste Über­le­gung bei jedem ein­zel­nen Papier ist:

Muss dazu noch etwas erle­digt wer­den? Wenn ja, dann ab auf den To-Do-Sta­pel. Falls nicht, ist die nächste Frage, wird das Papier noch gebraucht? Wenn ja, ab auf den Abla­ge­sta­pel. Falls nicht, rein ins Alt­pa­pier. Das Alt­pa­pier ist im Ende übri­gens immer das Meiste.

Behal­ten Sie diese Ein­tei­lung bei, dann kom­men Sie mit der täg­li­chen Post nicht mehr in Schwie­rig­kei­ten. Dafür rei­chen zwei (bitte nicht mehr) schlichte Abla­ge­körbe – einen für die Ablage, einen für die To-Dos. So behal­ten Sie den Über­blick und ver­mei­den einen wei­te­ren Auf­ga­ben­stau. Bauch­weh-Auf­ga­ben wird es auch mit die­sem Sys­tem geben. Aber sie wer­den Sie nicht mehr blo­ckie­ren kön­nen.

Noch ein abschlie­ßen­der Tipp: sor­tie­ren Sie die täg­li­che Post schon beim Post­kas­ten vor. Da ist die Alt­pa­pier­tonne gleich ums Eck und den ers­ten Schwung an Ent­schei­dun­gen haben Sie so schon vor dem Betre­ten der Woh­nung getrof­fen.

Papier ist nicht hei­lig

Bloß keine Scheu, Briefe und Unter­la­gen dem Alt­pa­pier zuzu­füh­ren. Rech­nun­gen, Garan­tien, Kon­to­aus­züge, Erlag­scheine, Infor­ma­ti­ons­schrei­ben…. Kaum was davon muss ewig auf­ge­ho­ben wer­den, vie­les davon kann gleich weg. Brau­chen Sie wirk­lich alle AGBs Ihres Tele­fon­an­bie­ters? Wahr­schein­lich nicht – die aktu­ells­ten rei­chen. Erlag­scheine kön­nen nach Erle­di­gung ent­sorgt wer­den. Fort­lau­fende Rech­nun­gen  – wie Han­dy­rech­nun­gen – die­nen zumeist nur der Infor­ma­tion. Nur wenn es steu­er­li­che Gründe gibt, gehö­ren sie auf­be­wahrt. Wie man wel­che Papiere sinn­voll archi­viert, dazu gibt es hier sehr hilf­rei­che Tipps.

Beson­ders viel Respekt wird Notiz­zet­teln zuteil. Sie haben die unan­ge­nehme Eigen­art uns mit unse­rer Nach­läs­sig­keit zu kon­fron­tie­ren, weil sie uns daran erin­nern, was wir alles nicht erle­digt haben. Das hat nie­mand gerne. Aber: die Zet­tel geben uns die Chance mal ganz ehr­lich mit uns zu sein. Über­le­gen Sie, wie alt der Zet­tel ist. Wenn er älter als sechs Monate ist (wer mutig sein mag, nimmt drei Monate als Grenze), waren die notier­ten Auf­ga­ben wohl nicht so wich­tig. Notie­ren Sie Tele­fon­num­mern noch­mal gesam­melt in einen Kalen­der. Dann kann der Zet­tel weg. Soll­ten die Auf­ga­ben doch wich­tig gewe­sen sein, wer­den Sie Ihnen wie­der ein­fal­len.

Sie liegt im Magen und irgendwo im Abla­ge­sta­pel – die Bauch­weh-Auf­gabe

Nicht sel­ten hat der Papier­stau sei­nen Anfang in der Bauch­weh-Auf­gabe. Die liegt plötz­lich im Brief­kas­ten und ahnt nicht, was sie gleich anrich­ten wird: sie wird der Beginn eines wach­sen­den Ber­ges sein. In regel­mä­ßi­gen Abstän­den wird sie in Form von Mah­nun­gen und Erin­ne­run­gen im Brief­kas­ten auf­tau­chen. Die Bauch­weh-Auf­gabe hat näm­lich die selt­same Eigen­schaft uns ein­zu­re­den, erst wenn sie erle­digt sei, könne man sich um den Rest küm­mern. (Ich habe auch eine Bauch­weh-Auf­gabe, aber die behalte ich für mich). Bauch­weh-Auf­ga­ben kön­nen sein: Tele­fon­an­rufe, Ter­min­ver­ein­ba­run­gen, Ein­schi­cken von Unter­la­gen, Ein­ho­len von Infor­ma­tio­nen.

Damit meine Kun­den wie­der ins Tun kom­men, sor­tie­ren wir die Post, die mit einer Auf­gabe ver­bun­den ist aus – inklu­sive der Bauch­weh-Post. Als nächs­tes suchen wir uns die Dinge, die in weni­gen Minu­ten zu erle­di­gen sind. Die wer­den dann auf die nächs­ten Tage ver­teilt. Damit ist ein gro­ßer, erleich­ten­der Schritt getan. Sollte die Bauch­weh-Auf­gabe dar­un­ter sein (z.B. ein Tele­fo­nat)  – zunächst igno­rie­ren. Es kommt jetzt erst­mal dar­auf an, wie­der aktiv zu wer­den.

Alles was auf­wän­di­ger ist, wird nach bestimm­ten Kri­te­rien vor­sor­tiert: Ist es sehr wich­tig? Muss es bis zu einem bestimm­ten Ter­min erle­digt sein? Dann wird jede die­ser Auf­ga­ben mit einem Ter­min ver­se­hen. Fast alle Kun­den erzäh­len beim nächs­ten Tref­fen erleich­tert von ihrer abge­ar­bei­te­ten Liste.

Mein Tipp: Sam­meln Sie keine klei­nen Auf­ga­ben, um sie dann in einer ruhi­gen Stunde zu erle­di­gen. Machen Sie alles, was nicht län­ger als 5 Minu­ten dau­ert sofort. Über­le­gen Sie nicht – Ach­tung: das könnte schwie­rig wer­den – ob Sie die Auf­gabe mögen, son­dern, wie viel Zeit sie in Anspruch nimmt. Schon gemerkt: auf diese Weise haben Sie ganz ein­fach Ent­schei­dun­gen getrof­fen.

Wel­ches ist Ihre Bauch­weh-Auf­gabe? Erzäh­len Sie mir, warum sie Ihnen so zu schaf­fen macht oder was Sie am Ablage ord­nen hin­dert.

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