Kein Ablagesystem ohne Haken

Kennen Sie den Ausdruck “Trust the System”? Also “Vertraue dem System?” Ich kannte ihn bis vor Kurzem nicht. Dabei spreche ich genau darüber oft, wenn ich mich mit meinen Kundinnen und Kunden über deren Ablagesystem hermache. Ja “hermachen” ist genau der richtige Ausdruck. Ich liebe es, wenn aus Papiergebirgen kleine Hügel werden; wenn der Altpapierhaufen anschwillt und wenn sich aus einem konfusen Durcheinander ein einfaches System schält.

Wer mich bisher zur Papierbezwingung gerufen hat, hatte vorher schon eine ganze Menge ausprobiert. Verschiedene Methoden und unterschiedliche Ordnungssysteme. Irgendwann war dann alles hübsch durchmischt und die Übersicht hatte sich beleidigt in eine Ecke verzogen.

Nach dem Haken ist vor dem Haken

Was passiert war, folgt immer dem gleichen Ablauf:

  1. Neues tolles System – vielleicht auf Instagram oder Youtube entdeckt – her damit
  2. Material gekauft und motiviert gewesen
  3. neues System ausprobiert und immer noch begeistert gewesen
  4. Haken! Was? Wo kommt denn der Haken her? Davon hat mir niemand was gesagt! Das System ist ja Schrott und für meine Zwecke ungeeignet.
  5. Suche nach einem besseren System

Die Punkte 1-5 wiederholen sich in regelmäßigen Abständen.

Der Haken im System – ganz richtig. Vor dem warnt niemand. Aber es gibt ihn. In jedem Ablagesystem, in jeder Aufräumroutine und jeder Ordnungsmethode. Wenn Sie also den Haken beseitigen wollen, finden Sie auch ganz sicher eine Methode oder ein System, dass das tut. Aber Sie können darauf wetten, dass dafür ein anderer Haken nur darauf lauert, sich zu präsentieren. “Ätsch – mit mir hast Du nicht gerechnet, was?” Deshalb gibt es auch nur eine Methode, um nach Punkt 4 nicht in der Schleife Suchen – Finden – Ärgern – Suchen zu landen: Sie akzeptieren den Haken.

Ohne Geduld keine Routine

Ein Ablagesystem kann nur dann funktionieren, wenn wir uns mit ihm vertraut machen. Wir brauchen also Zeit zum Üben. Erst durch die Übung bekommen wir die Routine, die uns hilft bestimmte Tätigkeiten mit wenig Aufwand zu erledigen. Durch die Übung lernen wir auch, wie wir mit dem Haken umgehen. Und dann ist er schon bald nur noch ein Häkchen.

Also – egal für welches Ablagesystem, wurscht für welche Aufräumroutine und schnurzpiep für welche Ordnungsmethode Sie sich entscheiden, Sie brauchen zwei Dinge:

  1. Zeit, um sich damit vertraut zu machen
  2. Das Vertrauen, dass die Methode auch mit dem Haken für Sie gut genug funktionieren wird.

Gut genug – darum geht es bei einer leichten Ordnung. Ich selbst strebe bei uns zuhause keine Perfektion an. Da hätte ich sonst schön viel zu tun. Nein – gut genug ist das neue perfekt. Ordnung ist ja kein Selbstzweck, sondern soll mich und unsere Familie lediglich bei etwas unterstützen. Mich z.B. beim “Faul-sein-dürfen” und beim “Unabhängig von Dingen sein.”

Die perfekte Ordnung? Vergiß’ es!

Wenn ich mich selbst frustrieren möchte, dann schau ich mir Ordnungsvideos an. Ich will gar nicht sagen, dass die nicht hilfreich sein können – aber die Latte hängt bei manchen so wahnsinnig hoch (zumindst für meine Maßstäbe).

Aber nochmal zurück zum System-Hopping.

Manchmal ist es tatsächlich nötig, ein System zu wechseln. Z.B. wenn zum altbekannten Haken auch neue Haken auftauchen. Oder sich das Ziel ändert. Meist ist es aber ausreichend innerhalb des Systems an ein paar Schrauben zu drehen. Das Schöne an einem vertrauten System ist ja, dass man eine unerschütterliche Basis hat, die sich schon zigfach bewährt hat. Je mehr man vertraut – desto mehr vertraut man – desto mehr vertraut man.

Jedes System bietet genug Flexibilität um kleine Änderungen vorzunehmen. Oder richtiger gesagt: kleine Verbesserungen. Die Japaner haben dafür den Begriff “Kai-Zen” – Verbesserung in kleinen Schritten. Wer sein System so verwendet bekommt beides: das Potential zur Verbesserung und die unerschütterliche Basis durch die Vertrautheit. Cool oder?

Weitere Beiträge zum Thema:
Komm zu mir, Du Ablagestapel

Ablage ordnen: Aufgabenstau und Alltagspost

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Ich bevorzuge ja den Begriff “Bestandsaufnahme” statt Ausmisten. Wenn Sie wissen möchten, was für mich der Unterschied ist und wie Sie die für sich richtigen Entscheidungen treffen können, dann schauen Sie doch in meinen kompakten Ratgeber “Die drei Säulen der Ordnung”.

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